標書排版與裝幀：讓評審眼前一亮的細節

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前幾日幫一間工程公司執標，打開佢哋上次投標嗰份標書一睇——老實講，未睇內容已經輸咗三分。點解？封面歪歪斜斜、頁碼斷斷續續、字體忽大忽細，用嘅係最平嘅釘書機裝訂，翻開幾頁已經甩晒。

 

 

 

一、政府標書嘅基本格式要求

 

 

 

• 語言：中文或英文，視乎招標文件要求
• 份數：一般要求一式三份
• 填寫方式：以墨水筆或打印方式填寫
• 簽署：投標表格第4部分「應約履行」必須有原本簽署（即手簽正本）

 

 

二、排版細節：評審每日睇幾十份標書，你嘅要「好睇」

 

 

 

表格

項目	建議規格	備註
紙張	A4（210mm × 297mm），80gsm或以上白紙	太薄嘅紙會透出背面字，觀感差
字體（中文）	標楷體或宋體，12點或以上	避免用圓體、黑體做正文
字體（英文）	Times New Roman 或 Arial，11-12點	統一用一款，唔好混用
行距	1.5倍行距	太密讀得辛苦，太疏浪費篇幅
頁邊距	上下左右各不少於20mm	預留裝訂位，左邊可加至25mm
頁碼	每頁底部置中或靠右	必須有，方便評審引用
標題層級	H1（16pt粗體）→ H2（14pt粗體）→ H3（12pt粗體）	最多三層，太多層會亂

 

 

 

三、裝幀方式點揀？唔係「愈貴愈好」

 

 

表格

裝幀方式	適用場景	優點	缺點	參考成本（每份）
線膠裝	50頁以上嘅完整標書	專業、平整、可完全攤平	製作時間較長	HK$30-80
騎馬釘	20-40頁嘅簡短標書	快捷、經濟	頁數多唔適用、觀感一般	HK$10-25
鐵圈裝/膠圈裝	需要經常更新嘅文件	便於翻閱同更換頁面	唔夠正式、容易變形	HK$15-35
精裝（Hardcover）	極大型項目或重要招標	最高規格、極具質感	成本高、體積大	HK$100-300+

 

 

 

 

四、封面設計：三分鐘決定第一印象

 

 

1. 招標編號（必須，方便對號入座）
2. 項目名稱（同招標公告一致，唔好自己改）
3. 投標者公司名稱同Logo
4. 提交日期
5. 「嚴密文件」或「Confidential」標記（建議加上）

 

 

• ❌ 用花花綠綠嘅漸變色做封面背景
• ❌ 放超大張公司Logo佔據成半頁
• ❌ 封面冇標明招標編號（評審分錯標書就大鑊）
• ❌ 用wordart或者3D效果文字

 

 

五、目錄與導航：幫評審慳時間

 

 

 

• 清晰嘅章節編號（1、1.1、1.1.1）
• 對應頁碼
• 如有附件，獨立列一個附件清單

 

 

六、電子投標時代嘅排版新規則

 

 

表格

文件類型	可編輯格式	圖片格式（PDF）
工程量清單/單價表	Excel (.xls/.xlsx)	不適用
其他附表	Excel 或 PDF	PDF v1.5-1.7
文字文件	Word (.doc/.docx) 或 RTF	PDF v1.5-1.7
圖則	DGN/DXF/DWG	PDF v1.5-1.7

 

 

 

 

• 每個檔案唔超過500MB，技術建議書最多16個檔案，總計唔超過8GB
• 所有電子文件必須用公司嘅組織電子證書（Organizational e-Cert）進行數碼簽署
• PDF文件記得設定文字可搜索（唔好只係掃描影像），方便評審搜索關鍵詞

 

七、常見排版錯誤自查清單

 

 

•  全份標書字體統一（中文一款、英文一款）
•  頁碼連續，冇斷頁或重複
•  目錄頁碼同實際內容對得上
•  表格冇跨頁斷開（或已加「續下頁」提示）
•  圖片清晰，有圖說同編號
•  封面包含招標編號、項目名稱、公司名稱
•  裝幀牢固，翻閱唔甩頁
•  一式三份內容完全一致（包括頁碼）
•  正本標明「ORIGINAL」，副本標明「COPY」
•  所有簽署頁面有正本簽署（非影印）

 

? TenderHK 小結：標書排版裝幀呢件事，講到底就係一個字—— 「尊重」 。尊重評審嘅時間，尊重自己嘅專業，尊重呢次投標機會。內容寫得再好，如果連排版都馬虎，評審點會相信你做工程做服務會認真？

 

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