香港標書寫作常見錯誤：十年評標經驗總結出的8大伏位

一、電子投標遞交格式不符合要求

常見問題：

• 文件格式未按要求數位簽章（Digital Signature） ：e-TS系統要求所有需簽章的文件必須以 .p7s 格式提交，且每個文件須獨立簽章。很多企業提交了 .pdf 或 .docx 原檔，直接被系統拒收

• 未使用有效的組織電子證書（Organisational e-Cert） ：電子證書過期或未正確安裝，導致簽章驗證失敗

• 檔案大小超出限制：投標表格（Form of Tender）每檔不超過100MB，技術方案部分每檔不超過500MB，但總技術方案檔案上限為8GB。看似寬鬆，但包含BIM模型的大型工程標書很容易超標

正確做法：

二、投標表格（Form of Tender）填寫不完整

典型錯誤：

• 投標金額（Tender Sum）大小寫不一致：例如數字寫 HK$5,280,000，但大寫金額寫錯或多了一個零

• 投標有效期未填或填寫錯誤：政府投標通常要求投標有效期為90天（自截止日起計），部分投標者漏填此項

• 簽署人授權不足：簽署人必須是經公司正式授權可以代表公司簽署政府合約的人士。如以合營（Joint Venture）形式投標，所有參與方均需各自簽署

• 見證人資料不全：部分投標表格要求有見證人簽名，但投標者忘記填寫見證人的姓名、職業及地址

實務提醒：

三、技術方案與價格文件混淆

常見錯誤：

• 技術方案中包含了報價資訊：例如在技術方案中提及了具體金額、折扣或成本分攤方案，這可能導致整個投標被判定為不合規

• 價格文件放到了技術方案區域：系統有明確的分區上傳要求，放錯區域等同於該部分未提交

• 技術方案過厚或過薄：部分投標者將所有公司資料、過往業績、證書全部塞進技術方案，導致評審難以找到關鍵資訊；另一極端是技術方案過於簡略，未能回應標書中的技術要求

正確做法：

四、未完整回應招標文件的Mandatory Requirements

常見錯誤：

• 漏讀附加條款（Addenda） ：政府招標過程中可能會發出多份招標附加條款，投標者必須全部回應。部分投標者只閱讀了原始招標文件，忽略了後續的附加條款

• 用「同意」或「接受」代替實質回應：部分投標者對技術要求只回應「Comply」或「Accepted」，但沒有提供具體的實現方案或佐證資料

• 對「擬採購物品的規格」回應不完整：例如招標文件要求回應50項技術規格，投標者只回應了45項

實務提醒：

五、非串通投標聲明（Non-Collusion）處理不當

常見錯誤：

• 聲明格式使用了舊版：部分投標者仍在使用2017年版的非串通證明書格式，但新投標已要求使用經更新的法定聲明格式

• 簽署人身份不合規：法定聲明要求由了解投標編製過程的人士簽署，部分企業交由不熟悉投標內容的行政人員簽署，存在法律風險

• 合營投標時漏簽：如以非註冊合營（Unincorporated Joint Venture）形式投標，每位參與方均需各自簽署法定聲明

重要提醒：

六、公司資歷證明文件準備不足

常見錯誤：

• 商業登記證過期：投標時商業登記證已到期或未續期

• 財務報告年份不符：招標文件通常要求提供最近三個財政年度的經審計財務報告，部分投標者提交了未經審計的管理帳目

• 過往業績證明缺乏佐證：只列出合約名稱及金額，但未能提供完工證明書或客戶評價信

• 認可資格與招標要求不匹配：例如工程類投標要求特定的工務局認可名冊級別，投標者的級別不符合要求

正確做法：

七、標書排版與用語不規範

常見問題：

• 簡繁混用：香港政府投標文件要求使用繁體中文（或英文），部分從內地過來的投標者未做轉換，整份標書使用簡體中文

• 用語不統一：同一份標書中混用「投標者」和「投標人」、「合約」和「合同」等不同用語，顯得不够專業

• 排版混亂：字體大小不一、段落編號錯亂、表格格式不一致

• 封面資訊不完整：缺少合約編號、投標者名稱、遞交日期等必要資訊

實務建議：

八、遞交時間管理失誤

常見錯誤：

• 電子遞交時網路延遲：投標截止前最後一刻才上傳檔案，遇上網路拥堵或系統排隊

• 未考慮系統排隊機制：電子投標系統在截止前可能出現大量用戶同時遞交，上傳需要排隊等候

• MD5校驗失敗需重新上傳：檔案在上傳過程中出現錯誤，校驗值不匹配，需要重新上傳但已無足夠時間

正確做法：

總結：標書寫作是一門精細活