每年都有不少中小企業因為標書上的技術性錯誤而被直接淘汰——不是因為能力不行，而是因為文件沒寫對。
香港政府採購的投標文件要求極為嚴格，一份標書動輒數百頁，涉及投標表格（Form of Tender）、合約條款、技術方案、價格文件等多個部分。任何一個格式上的疏漏，都可能導致標書被判定為「不合規投標」（non-conforming tender），連評標的機會都沒有。
本文根據多年參與香港招投標實務的經驗，整理了8個最常見的標書寫作錯誤，涵蓋電子投標遞交、文件格式、合約條款回應、技術方案撰寫等層面。希望幫到正在準備投標的你，少走彎路。
自2022年起，香港政府工務工程投標已全面轉用電子投標系統（e-Tendering System, e-TS） 。2025年後，非工程類採購亦陸續採用電子遞交。但很多投標者仍然沿用紙本時代的習慣，犯下低級錯誤。
文件格式未按要求數位簽章（Digital Signature） ：e-TS系統要求所有需簽章的文件必須以 .p7s 格式提交，且每個文件須獨立簽章。很多企業提交了 .pdf 或 .docx 原檔，直接被系統拒收
未使用有效的組織電子證書（Organisational e-Cert） ：電子證書過期或未正確安裝，導致簽章驗證失敗
檔案大小超出限制：投標表格（Form of Tender）每檔不超過100MB，技術方案部分每檔不超過500MB，但總技術方案檔案上限為8GB。看似寬鬆，但包含BIM模型的大型工程標書很容易超標
在投標截止日前至少一週完成電子遞交測試。確認組織的e-Cert有效，熟悉 .p7s 簽章流程，並提前檢查所有檔案的MD5校驗值是否與系統顯示一致。
投標表格是整份標書的法律核心，相當於你向政府發出的一份正式要約。表格上的任何缺漏，都可能導致投標無效。
投標金額（Tender Sum）大小寫不一致：例如數字寫 HK$5,280,000，但大寫金額寫錯或多了一個零
投標有效期未填或填寫錯誤：政府投標通常要求投標有效期為90天（自截止日起計），部分投標者漏填此項
簽署人授權不足：簽署人必須是經公司正式授權可以代表公司簽署政府合約的人士。如以合營（Joint Venture）形式投標，所有參與方均需各自簽署
見證人資料不全：部分投標表格要求有見證人簽名，但投標者忘記填寫見證人的姓名、職業及地址
填好投標表格後，建議安排另一人獨立校對，逐項核對表格中的每個欄位。特別注意數字金額與文字金額的一致性，以及所有必填項是否已完成。
在採用評分制度（Marking Scheme Approach） 的投標中，技術方案（Technical Proposal）與價格文件（Tender Price Document）必須分開上傳至系統的不同部分。
技術方案中包含了報價資訊：例如在技術方案中提及了具體金額、折扣或成本分攤方案，這可能導致整個投標被判定為不合規
價格文件放到了技術方案區域：系統有明確的分區上傳要求，放錯區域等同於該部分未提交
技術方案過厚或過薄：部分投標者將所有公司資料、過往業績、證書全部塞進技術方案，導致評審難以找到關鍵資訊；另一極端是技術方案過於簡略，未能回應標書中的技術要求
嚴格按照招標文件中的遞交要求清單（Submission Checklist）逐項準備。技術方案應聚焦於如何完成項目，包括方法論、人員配置、時間表、品質控制等，而價格文件則只包含報價相關內容。
政府招標文件中通常會標示一系列強制性要求（Mandatory Requirements），這些要求一般以星號（★）或「必須」（shall/must）字眼標示。未回應任何一項強制性要求，投標即被視為不合規。
漏讀附加條款（Addenda） ：政府招標過程中可能會發出多份招標附加條款，投標者必須全部回應。部分投標者只閱讀了原始招標文件，忽略了後續的附加條款
用「同意」或「接受」代替實質回應：部分投標者對技術要求只回應「Comply」或「Accepted」，但沒有提供具體的實現方案或佐證資料
對「擬採購物品的規格」回應不完整：例如招標文件要求回應50項技術規格，投標者只回應了45項
建議製作一份合規矩陣表（Compliance Matrix） ，將招標文件中的所有要求逐條列出，並逐項標注投標文件中的回應位置。確保每一項要求都有對應的、具體的回應內容。
2026年8月，競委會推出了強化版反圍標條款，投標者現在需要提交法定聲明（Statutory Declaration），確認標書為獨立編製。
聲明格式使用了舊版：部分投標者仍在使用2017年版的非串通證明書格式，但新投標已要求使用經更新的法定聲明格式
簽署人身份不合規：法定聲明要求由了解投標編製過程的人士簽署，部分企業交由不熟悉投標內容的行政人員簽署，存在法律風險
合營投標時漏簽：如以非註冊合營（Unincorporated Joint Venture）形式投標，每位參與方均需各自簽署法定聲明
法定聲明具有法律效力。作出虛假聲明可構成刑事罪行，最高可判監兩年。簽署前務必確認聲明內容屬實，並保留投標編製過程的完整紀錄。
政府投標通常要求投標者提供一系列資歷證明文件，包括商業登記證、財務報告、過往業績證明、相關認可資格等。
商業登記證過期：投標時商業登記證已到期或未續期
財務報告年份不符：招標文件通常要求提供最近三個財政年度的經審計財務報告，部分投標者提交了未經審計的管理帳目
過往業績證明缺乏佐證：只列出合約名稱及金額，但未能提供完工證明書或客戶評價信
認可資格與招標要求不匹配：例如工程類投標要求特定的工務局認可名冊級別，投標者的級別不符合要求
在投標前至少一個月開始整理資歷文件，確認所有證書的有效期，並按照招標文件要求的格式組織文件。如涉及多份過往合約證明，建議以表格形式清晰列出，方便評審查閱。
雖然這看似「表面功夫」，但標書的排版質素直接影響評審的閱讀體驗，進而影響評分。
簡繁混用：香港政府投標文件要求使用繁體中文（或英文），部分從內地過來的投標者未做轉換，整份標書使用簡體中文
用語不統一：同一份標書中混用「投標者」和「投標人」、「合約」和「合同」等不同用語，顯得不够專業
排版混亂：字體大小不一、段落編號錯亂、表格格式不一致
封面資訊不完整：缺少合約編號、投標者名稱、遞交日期等必要資訊
投標前統一用語規範。香港政府標書通常使用以下用語：
| 推薦用語 | 避免使用 |
|---|
| 投標者 | 投標人 |
| 合約 | 合同 |
| 招標文件 | 招標書 |
| 標書 | 投標書 |
| 截止遞交日期 | 截標日期 |
保持全文用語一致，並使用統一的排版模板。
政府投標對截止時間的要求是絕對嚴格的。遲交一分鐘，標書即被拒收，沒有任何通融餘地。
電子遞交時網路延遲：投標截止前最後一刻才上傳檔案，遇上網路拥堵或系統排隊
未考慮系統排隊機制：電子投標系統在截止前可能出現大量用戶同時遞交，上傳需要排隊等候
MD5校驗失敗需重新上傳：檔案在上傳過程中出現錯誤，校驗值不匹配，需要重新上傳但已無足夠時間
建議在截止時間前至少24小時完成電子遞交。遞交後確認收到系統的提交確認（Acknowledgement），並截圖保存作為紀錄。如果是首次使用電子投標系統，建議提前參加政府舉辦的系統操作簡介會。
香港政府投標的競爭激烈，一份標書的成敗往往取決於細節。上述8個常見錯誤，每一個都可能導致數月的投標準備工作付諸流水。
作為投標者，最重要的是：逐字逐句閱讀招標文件，逐項逐條回應所有要求，逐份逐個檢查遞交文件。不要依賴經驗或假設，因為每次投標的要求都可能有細微差異。
標書寫作不只是寫字這麼簡單，它考驗的是你對規則的理解、對細節的把控，以及對評審閱讀體驗的尊重。把這些基本功做好，中標的機會自然會提高。
如你在投標過程中遇到文件格式、評分回應或合規性方面的疑問，歡迎瀏覽我們的服務頁面了解更多。TenderHK 團隊在香港招投標領域擁有豐富實務經驗，可為你提供專業支援。
本文僅供參考，不構成專業法律或投標建議。如有具體投標問題，建議直接向招標部門查詢或諮詢專業顧問。
