前幾日有個做清潔公司嘅朋友同我講：「我投咗三年政府標，次次都差少少就中，究竟邊度出咗問題？」
呢個情況其實好常見。清潔服務係政府外判合約入面最大嘅類別之一，競爭激烈程度可想而知。根據公開資料，食環署、康文署、房屋署等部門每年批出嘅清潔合約動輒幾百萬甚至上億，中小企想分一杯羹並唔容易。
不過，有時候反而係一啲「睇落唔起眼」嘅細標，先至係中小企突圍而出嘅最佳切入點。今日同大家分享一個真實案例——合約總價大約40萬港紙嘅政府清潔服務標，我哋點樣幫一間只有8個全職員工嘅清潔公司成功中標。
呢個標係某政府部門轄下一個小型辦公大樓嘅日常清潔服務合約，合約期12個月。
| 項目 | 詳情 |
|---|
| 採購部門 | 某政府部門（基於保密原因不作披露） |
| 服務地點 | 新界某政府辦公大樓 |
| 合約期 | 12個月 |
| 合約總價 | 約HK$400,000 |
| 招標方式 | 公開招標 |
| 技術/價格比重 | 技術40% / 價格60% |
| 投標者數量 | 約12間公司 |
? 小知識：根據立法會文件，政府一般清潔服務合約嘅評分比重，技術部分通常佔30%-40%，價格佔60%-70%。呢個標嘅40/60比重屬常見設定。（資料來源：立法會十七題：政府外判服務標書評分制度）
40萬嘅標，講真唔算大。但正因為「細」，好多大公司唔會投，競爭反而冇咁激烈。對於中小企嚟講，呢類標先至係最實際嘅起步點。
我朋友間公司之前投過幾個類似規模嘅標，每次都落選。我攞到佢之前嘅標書之後，發現幾個致命問題：
佢份技術方案基本上改個名就交，完全冇針對具體項目做調整。評審委員一睇就知你冇落過場，點會畀高分？
只係寫咗「安排足夠人手」，但冇具體講幾多人、邊個負責邊個區域、每日起訖時間點安排。呢啲喺評審眼中係零分嘅嘢。
佢每次報價都壓得好低，以為平就贏。但問題係，政府標唔係價低者得——如果技術分唔達標，報價再平都冇用。更糟糕嘅係，壓低報價反而令評審懷疑你嘅服務質素。
完全冇提到點樣監督清潔質素、用咩檢查機制、點樣處理投訴。呢啲先至係評審最睇重嘅嘢。
接手之後，我哋針對以上四個問題逐個擊破。
我哋安排咗人去實地視察大樓環境，影咗相、量咗面積、記錄咗人流情況。然後根據實際環境撰寫技術方案，包括：
分區清潔計劃：將大樓分為高人流區（大堂、洗手間）、一般辦公區、後勤區，每個區域嘅清潔頻次同標準都唔同
時間排程表：用表格清楚列明每日、每週、每月嘅清潔任務，邊個時間做邊樣
特殊情況應對：例如暴雨後嘅防滑處理、流感高峰期嘅加強消毒安排
? 實務貼士：技術方案入面一定要有具體嘅細節，例如「大堂地面每2小時濕拖一次」比「保持大堂清潔」好一百倍。評審想睇到你有實際嘅執行能力，唔係口號。
我哋嘅人員配置方案直接寫出嚟：
| 崗位 | 人數 | 工作時段 | 主要職責 |
|---|
| 清潔主管 | 1人 | 08:00-17:00 | 統籌調配、品質巡查、客戶對接 |
| 大堂及洗手間清潔員 | 2人 | 07:00-16:00 / 12:00-21:00 | 高人流區清潔及消毒 |
| 辦公區清潔員 | 2人 | 07:00-13:00 / 14:00-20:00 | 辦公區域日常清潔 |
| 機動替假人員 | 1人 | 按需要 | 替假及突發支援 |
呢張表嘅關鍵唔只係有幾多人，而係讓評審睇到你對人力資源嘅規劃係經過計算嘅——邊個時段需要幾多人、點樣覆蓋全日運作時間、有冇替假安排。呢啲全部係評審會打分嘅位。
另外，根據政府近年嘅採購政策方向，投標者對非技術員工嘅薪酬待遇亦係評分因素之一。我哋喺標書入面清楚列明所有前線清潔員嘅月薪水平，確保不低於市場中位數，呢一點好多投標者會忽略。（參考：政府外判服務合約非技術員工規定）
呢個係最重要嘅轉變。
之前我朋友每次都報最低价，結果技術分唔夠高，加埋總分輸晒。呢次我哋嘅策略係：
最終我哋嘅報價排喺12間投標者嘅中間位置，大概排第5-6低。但因為技術分夠高，總分排第一。
| 報價排名 | 公司 | 技術分 | 價格分 | 總分 |
|---|
| 1 | 我哋（A公司） | 82 | 68 | 150 |
| 2 | B公司 | 75 | 72 | 147 |
| 3 | C公司 | 70 | 78 | 148 |
| ... | ... | ... | ... | ... |
⚠️ 以上數據為示意性質，僅用於說明「技術分+價格分」嘅計分邏輯，並非實際評審結果。
從實務經驗睇，好多清潔公司嘅誤區係以為「平就贏」。但政府嘅評分制度本身就想避免價低質低嘅情況，所以技術分嘅比重其實好關鍵。你嘅報價唔需要係最低，但一定要合理——讓評審覺得「呢個價對應呢個質素，抵」。
呢個係我哋標書嘅「加分項」。我哋提出咗一套完整嘅質量管理流程：
? 數碼化巡查記錄：主管每日用手機App記錄清潔情況，影相存檔
? 月度質素報告：每月向客戶提交服務報告，包括完成率、投訴處理、改善建議
? 投訴回應承諾：一般投訴4小時內跟進，緊急投訴1小時內處理
? 每季檢討會議：同客戶代表開會檢討服務表現，持續改善
呢部分喺其他投標者嘅標書入面基本上冇出現，或者只係得一兩句帶過。但我哋寫得夠具體、夠落地，評審自然覺得你專業。
回頭總結，呢次中標主要有三個原因：
第一，方案夠「貼地」。 唔係抄模板，而係真係落過場、了解過實際環境之後先寫嘅方案。評審一眼就分得出。
第二，人員配置清晰透明。 幾多人、做乜、幾點做、點替假，全部有交代。呢種細節代表你係認真準備嘅。
第三，價格合理唔貪平。 冇做最低价，但用技術分補返上來。呢個先至係可持续嘅投標策略。
好多細規模嘅清潔公司覺得政府標係大公司嘅遊戲，自己冇份。但其實40萬呢類規模嘅標，大公司未必有興趣投，正正係中小企嘅機會。
關鍵在於：
唔好貪多，先做好一個標——用第一個政府合約做業績，後續投標就有底氣
技術方案要落功夫——實地視察、度身訂造、具體細節，呢啲唔使花好多錢，但要花心思
報價要有策略——唔好一味壓價，計清楚成本，報一個你能持續提供優質服務嘅價格
注重扣分制紀錄：政府對服務承辦商有扣分制度，過去36個月嘅表現紀錄直接影響評審（資料來源：審計署報告第84號）
如果你間公司啱啱起步，仲未有任何政府合約經驗，建議從小型標開始累積實力。等到有咗良好嘅履约紀錄同零扣分，後續中標率會大幅提升。
最後整理一份清潔服務投標嘅自查清單，大家交標前對照下：
| 檢查項目 | ✅/❌ |
|---|
| 技術方案有冇針對具體項目？定係萬用模板？ | ☐ |
| 人員配置有冇具體到崗位、人數、時段？ | ☐ |
| 員工薪酬有冇列明？是否符合市場水平？ | ☐ |
| 報價係咪經過成本計算？定係拍腦袋決定？ | ☐ |
| 有冇質量管理機制？具體到巡查頻率、報告格式？ | ☐ |
| 有冇投訴處理流程同回應時限承諾？ | ☐ |
| 反圍標法定聲明是否已妥為簽署？ | ☐ |
| 所有必需表格同證明文件是否齊全？ | ☐ |
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